Analysemethode
Der eRechnungsinspektor durchläuft für jede hochgeladene Datei einen mehrstufigen Erkennungs- und Prüfprozess. Diese Seite beschreibt die einzelnen Schritte, die unterstützten E-Rechnungsformate und die aktuellen gesetzlichen Grundlagen in Deutschland.
Ablauf der Analyse
Datei prüfen
Sobald eine Datei hochgeladen wird, prüft der Inspektor, ob es sich um ein PDF-Dokument oder eine reine XML-Datei handelt. PDF-Dateien werden als Container für ZUGFeRD- bzw. Factur-X-Rechnungen behandelt; XML-Dateien gehen direkt in die nächste Stufe.
Rechnungsdaten aus PDF herauslesen
Bei einem PDF wird die im Dokument eingebettete Rechnungs-XML herausgelesen. Akzeptiert werden die in den Standards vorgesehenen Anhang-Bezeichnungen (z. B. factur-x.xml oder zugferd-invoice.xml). Findet sich keine eingebettete XML, wird das Dokument als PDF ohne strukturierte Rechnungsdaten gekennzeichnet. Eine reine Bild-PDF gilt steuerrechtlich nicht als E-Rechnung.
Syntax erkennen
Anhand der im XML enthaltenen Kennzeichen wird unterschieden, ob die Rechnung im UBL-Format (Universal Business Language) oder im UN/CEFACT Cross-Industry-Invoice-Format (CII) vorliegt. Diese Unterscheidung steuert, welches Visualisierungs-Stylesheet später angewendet wird.
Profil bestimmen
Im nächsten Schritt wird die konkrete Norm-Variante ermittelt. Möglich sind XRechnung 3.0 in den Varianten CIUS oder Extension, Factur-X und ZUGFeRD in einem der vier Profile, Peppol BIS Billing oder die reine EN 16931. Bei PDF-Dateien werden zusätzlich die im Dokument hinterlegten Metadaten ausgewertet, um die genaue Version anzuzeigen.
Inhalt validieren
Die Rechnung wird gegen das offizielle Regelwerk der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) geprüft. Die Prüfung erfolgt zweistufig: Zuerst wird die Struktur kontrolliert (sind alle Pflichtfelder vorhanden, sind Datentypen korrekt?), anschließend werden die fachlichen Geschäftsregeln aus EN 16931, XRechnung-CIUS bzw. Peppol-BIS angewendet. Falls gewünscht, kann der Anwender vor der Prüfung manuell ein anderes Profil-Szenario auswählen.
Ergebnisse aufbereiten
Parallel zur Validierung wird die Rechnung in eine lesbare HTML-Visualisierung überführt. Grundlage sind die offiziellen XRechnung-Visualisierungs-Stylesheets der KoSIT. Geschäftstermini (BT- und BG-Codes) sowie Codelisten-Werte werden ergänzt, sodass jeder Wert auf seine Stelle in der Quell-XML zurückführbar bleibt.
Originaldatei mit Syntax-Highlighting und Sprungfunktion zu fehlerhaften Zeilen.
Lesbare HTML-Darstellung der Rechnung, inklusive Codelisten und Verknüpfung jedes Werts zur Quell-XML.
Alle gefundenen Fehler und Warnungen mit Schweregrad, Regel-ID und Sprung zur betroffenen Stelle.
Unterstützte E-Rechnungsformate
Die Erkennung erfolgt rein syntaktisch. Der Inspektor liest keine Header oder Dateinamen, sondern wertet die im Dokument selbst enthaltenen Profil-Kennungen aus.
| Format | Syntax | Erkennung | Profil-Marker |
|---|---|---|---|
| XRechnung 3.0 (CIUS) | UBL Invoice / UBL CreditNote / CII | Profil-Kennung verweist auf xrechnung_3.0 | urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0 |
| XRechnung 3.0 Extension | UBL Invoice / CII | Profil-Kennung verweist auf xrechnung_3.0 mit zusätzlicher Extension | …#conformant#urn:xeinkauf.de:kosit:extension:xrechnung_3.0 |
| Factur-X / ZUGFeRD 2.x | CII (eingebettet in PDF/A-3) | PDF-Metadaten verweisen auf den Factur-X-/ZUGFeRD-Namensraum; XML-Anhang heißt typischerweise factur-x.xml | urn:factur-x.eu:1p0:basic | basicwl | minimum | extended |
| ZUGFeRD 1.0 (Legacy) | CII (eingebettet in PDF/A-3) | PDF-Metadaten verweisen auf den älteren ZUGFeRD-1-Namensraum; XML-Anhang heißt ZUGFeRD-invoice.xml | urn:ferd:invoice:1p0:* (BASIC / COMFORT / EXTENDED) |
| Peppol BIS Billing 3.0 | UBL Invoice / UBL CreditNote | Profil-Kennung verweist auf den Peppol-Billing-Namensraum | urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:3.0 |
| EN 16931 Core | UBL Invoice / UBL CreditNote / CII | Profil-Kennung verweist auf en16931:2017 ohne CIUS-Erweiterung | urn:cen.eu:en16931:2017 |
Hinweis: Die Standard-Konfiguration des Inspektors validiert XRechnung 3.0 (CIUS und Extension) sowie EN 16931 Core. Für Factur-X-Profile ohne XRechnung-CIUS oder Peppol BIS lässt sich vor der Prüfung manuell das passende Szenario wählen.
Gesetzliche Grundlagen (Deutschland, Stand 2026)
Richtlinie 2014/55/EU
EU-Richtlinie vom 16. April 2014Verpflichtet öffentliche Auftraggeber in der EU zum Empfang und zur Verarbeitung elektronischer Rechnungen, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Grundlage des gesamten deutschen Regelwerks zur E-Rechnung.
Quelle: EUR-Lex (CELEX:32014L0055)EN 16931
Europäische Norm: semantisches DatenmodellDefiniert die fachlichen Pflicht- und optionalen Inhalte einer elektronischen Rechnung. Erlaubt zwei Syntaxen: UBL 2.1 (OASIS) und UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII). Alle in Deutschland zugelassenen Formate (XRechnung, Factur-X/ZUGFeRD ab Profil BASIC, Peppol BIS) sind CIUS oder Extensions dieser Norm.
Quelle: EU-Durchführungsbeschluss 2017/1870 (verweist auf EN 16931)E-Rechnungs-Verordnung (ERechV)
Bund: vollständig in Kraft seit 27. November 2020Setzt die EU-Richtlinie für die Bundesverwaltung um. Verpflichtet Lieferanten des Bundes (oberhalb der Bagatellgrenze von 1.000 €) zur Übermittlung elektronischer Rechnungen im Format XRechnung über das Bundes-Verwaltungsportal ZRE bzw. OZG-RE. Die Länder haben weitgehend gleichlautende Landesverordnungen erlassen.
Quelle: gesetze-im-internet.de: ERechV§ 14 UStG (i. d. F. des Wachstumschancengesetzes)
Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024 (BGBl. 2024 I Nr. 108)Definiert die elektronische Rechnung gesetzlich neu. Eine E-Rechnung ist nur eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der Norm EN 16931 entsprechen oder zwischen den Beteiligten eine interoperable Extraktion ermöglichen. Reine PDF-Dateien gelten ausdrücklich nicht mehr als E-Rechnung, sondern als sonstige Rechnung im Sinne des UStG.
Quelle: gesetze-im-internet.de: § 14 UStGPflicht zum Empfang von E-Rechnungen ab 1. Januar 2025
§ 27 Abs. 38 UStG (Übergangsvorschrift)Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen (B2B) E-Rechnungen nach EN 16931 empfangen können. Eine Zustimmung des Empfängers ist hierfür nicht mehr erforderlich. Für den Versand gelten die unten genannten Übergangsfristen.
Quelle: gesetze-im-internet.de: § 27 UStGÜbergangsfristen für den Versand
§ 27 Abs. 38 UStGBis 31.12.2026 dürfen Rechnungen weiterhin als Papier oder als unstrukturierte elektronische Rechnung (z. B. PDF) ausgestellt werden, sofern der Empfänger zustimmt. Bis 31.12.2027 gilt diese Erleichterung nur noch für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 €. Ab 1. Januar 2028 ist die strukturierte E-Rechnung im B2B-Bereich vollständig verpflichtend.
Quelle: gesetze-im-internet.de: § 27 UStGWachstumschancengesetz
Bundesgesetzblatt 2024 I Nr. 108 vom 27. März 2024Bündelt die wesentlichen steuerrechtlichen Anpassungen, mit denen die obligatorische E-Rechnung im B2B-Bereich in Deutschland eingeführt wurde. Dazu zählen vor allem die Neufassung von § 14 UStG und die Übergangsregelungen in § 27 UStG.
Quelle: recht.bund.de: BGBl. 2024 I Nr. 108BMF-Schreiben zur obligatorischen E-Rechnung
Erstfassung 15. Oktober 2024, aktualisierte Fassung 15. Oktober 2025Das Bundesministerium der Finanzen konkretisiert die Anwendung im Verwaltungsschreiben: XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (Profile BASIC, EN 16931, EXTENDED) sowie alle weiteren Formate, die der EN 16931 entsprechen, gelten als zulässige strukturierte E-Rechnungen. ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC WL sind keine vollwertigen E-Rechnungen im Sinne des UStG, da sie keine umsatzsteuerlich vollständigen Rechnungsangaben tragen.
Quelle: bundesfinanzministerium.de: BMF-Schreiben (Fassung 2025)GoBD: Aufbewahrung
BMF-Schreiben vom 28. November 2019, zuletzt geändert am 14. Juli 2025Elektronische Rechnungen sind im Originalformat (strukturierte XML) revisionssicher zehn Jahre lang aufzubewahren. Eine Konvertierung in PDF allein ersetzt das strukturierte Original nicht.
Quelle: bundesfinanzministerium.de: GoBD-Änderung 2025Die Angaben dienen der Orientierung und ersetzen keine steuerrechtliche Beratung. Maßgeblich sind ausschließlich die jeweils geltenden Gesetzes- und Verordnungstexte sowie die BMF-Schreiben in ihrer aktuellen Fassung.
Häufige Fragen zur Analysemethode
Welche Formate von E-Rechnungen erkennt der eRechnungsinspektor automatisch?+
Der Inspektor erkennt XRechnung 3.0 (in den Varianten CIUS und Extension), ZUGFeRD ab Version 1.0 sowie 2.x in allen offiziellen Profilen, Factur-X, Peppol BIS Billing 3.0 und die reine EN 16931 Core. Die Erkennung erfolgt anhand der im Dokument enthaltenen Profil-Kennung, nicht anhand des Dateinamens.
Was ist der Unterschied zwischen UBL und CII?+
UBL (Universal Business Language) und CII (UN/CEFACT Cross Industry Invoice) sind die beiden in der EN 16931 zugelassenen XML-Syntaxen. UBL wird von OASIS gepflegt und ist die Grundlage von Peppol BIS Billing. CII stammt von UN/CEFACT und ist die Grundlage von Factur-X und ZUGFeRD. Inhaltlich tragen beide dieselben Geschäftsdaten, aber in unterschiedlicher XML-Struktur.
Was passiert, wenn ein PDF keine eingebettete XML enthält?+
Eine reine Bild-PDF gilt seit der Neufassung von § 14 UStG nicht mehr als E-Rechnung, sondern als sonstige Rechnung. Der Inspektor weist solche Dateien als PDF ohne strukturierte Rechnungsdaten aus und führt keine inhaltliche Prüfung durch.
Welche Geschäftsregeln werden bei der Prüfung angewendet?+
Die Prüfung erfolgt zweistufig. Zuerst wird die XML-Struktur gegen das Schema der gewählten Norm geprüft. Anschließend werden die fachlichen Geschäftsregeln aus EN 16931, XRechnung CIUS oder Peppol BIS angewendet. Verwendet wird das offizielle Regelwerk der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT).
Müssen Unternehmen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können?+
Ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen nach EN 16931 empfangen können. Eine Zustimmung des Empfängers ist nicht mehr erforderlich. Für den Versand gelten Übergangsfristen bis Ende 2026 beziehungsweise 2027.
Welche ZUGFeRD-Profile gelten als zulässige E-Rechnung im Sinne des UStG?+
Laut BMF-Schreiben sind XRechnung sowie ZUGFeRD ab Version 2.0.1 in den Profilen BASIC, EN 16931 und EXTENDED zulässige strukturierte E-Rechnungen. Die ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC WL gelten nicht als vollwertige E-Rechnung, da sie keine umsatzsteuerlich vollständigen Rechnungsangaben tragen.