E-Rechnungskonvertierung mit i-effect
i-effect erzeugt und liest E-Rechnungen nach EN 16931. Unterstützt werden XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X und Peppol BIS. Diese Seite erklärt, welche Voraussetzungen dafür erfüllt sein müssen, welche Wege es zur Erzeugung gibt und wie die eingelesenen Daten in FiBu, DMS oder eigene Schnittstellen weitergereicht werden.
Voraussetzungen
Damit i-effect eine E-Rechnung erzeugen oder einlesen kann, müssen einige technische und organisatorische Voraussetzungen erfüllt sein.
Strukturierte Rechnungsdaten
i-effect benötigt die Rechnungsdaten in einer auswertbaren Form. Das sind typischerweise Tabellen einer Datenbank, eine strukturierte Datei oder eine programmierbare Schnittstelle. Aus diesen Daten entsteht der rechtsverbindliche XML-Teil der E-Rechnung.
Geeignete PDF-Vorlage (optional)
Soll ein bestehendes PDF um eine E-Rechnung-XML erweitert werden, muss das PDF die Anforderungen an PDF/A-3 erfüllen. Erforderlich sind vollständig eingebettete Schriften, fehlende Verschlüsselung, kein interaktives Formular und ein Layout, das inhaltlich der späteren XML entspricht.
Definierte Anschluss-Schnittstellen
Im Eingang und im Ausgang muss feststehen, woher die Rechnungsdaten kommen und wohin sie gehen. Übliche Quellen sind ERP, Faktura-Modul oder Posteingang. Übliche Ziele sind Finanzbuchhaltung, Dokumentenmanagement und Workflow-System.
Profil und Empfängeranforderung geklärt
Vorab muss feststehen, in welchem Format die E-Rechnung erzeugt wird. Üblich sind XRechnung 3.0, ZUGFeRD oder Factur-X in einem festgelegten Profil sowie Peppol BIS. Zusätzlich müssen Pflichtangaben des Empfängers bekannt sein, etwa Leitweg-ID, Bestellnummer oder Kostenstelle.
E-Rechnungen erzeugen
Für die Erzeugung gibt es zwei Hauptwege. Welcher passt, hängt davon ab, ob bereits ein PDF aus dem bestehenden Faktura- oder Druckprozess vorliegt oder ob das PDF erst neu aus den Rechnungsdaten erstellt werden muss.
Bestehendes PDF um E-Rechnung-XML erweitern
Liegt bereits ein PDF aus dem bestehenden Druck- oder Faktura-Prozess vor, kann es um eine eingebettete Rechnungs-XML ergänzt werden. So entsteht eine hybride E-Rechnung, also eine ZUGFeRD- oder Factur-X-Datei. Sie ist sowohl für Menschen lesbar als auch maschinell auswertbar.
Anforderungen an das PDF
- PDF/A-3-konform. Hybride E-Rechnungen wie ZUGFeRD und Factur-X verlangen PDF/A-3 als Trägerformat. Damit ist die Datei langzeit-archivierbar und kann eine XML-Anlage rechtssicher tragen.
- Eingebettete Schriften. Alle verwendeten Schriften müssen vollständig in das PDF eingebettet sein. Verweise auf System-Schriften sind in PDF/A-3 nicht zulässig.
- Keine Verschlüsselung, keine Berechtigungseinschränkungen. Das PDF darf weder passwortgeschützt sein noch Druck-, Kopier- oder Bearbeitungssperren tragen. Die XML-Anlage muss zuverlässig eingebettet werden können.
- Keine ausfüllbaren Formularfelder mit Daten. Das PDF sollte ein abgeschlossenes Layout haben. Interaktive Formulare, die nach der Erzeugung noch befüllt werden können, sind für hybride E-Rechnungen ungeeignet.
- Inhaltliche Übereinstimmung mit der XML. Was Menschen im PDF lesen, muss mit dem übereinstimmen, was Maschinen aus der XML lesen. Dazu zählen Rechnungsbetrag, Steuerbeträge und Positionen. Bei Abweichungen ist umsatzsteuerlich der Inhalt der XML maßgeblich.
Wege zur Befüllung der Rechnungs-XML
Sie befüllen die E-Rechnungsschnittstelle von i-effect direkt aus Ihrem Vorsystem. Die Schnittstelle ist als klar definierte Datenbank-Struktur ausgeprägt. Aus den dort hinterlegten Daten erzeugt i-effect die XML, prüft das Profil und bettet die XML in das vorhandene PDF ein.
Sie liefern die Rechnungsdaten in einem beliebigen Quellformat. Möglich sind Datenbank, XML, CSV, IDoc, EDIFACT, JSON und Druckdaten. Der EDI-Konverter von i-effect transformiert die Quelle in die E-Rechnungsschnittstelle. Erzeugung der XML und Einbetten in das PDF übernimmt i-effect.
Akzeptierte Quellformate für Variante 2:
PDF aus Report neu erzeugen
Liegt kein passendes PDF aus dem bestehenden Druckprozess vor, etwa weil bisher nur Papier oder ein Host-Spool gedruckt wurde, erzeugt i-effect das visuelle PDF selbst. Ein Report-Generator liest die Rechnungsdaten aus der E-Rechnungsschnittstelle und gestaltet ein Sicht-PDF in Ihrem Layout. Anschließend wird die Rechnungs-XML in dieses PDF eingebettet. Das Ergebnis ist eine hybride E-Rechnung im gewünschten Profil.
Rechnungsdaten in der i-effect-Schnittstelle, direkt befüllt oder vom EDI-Konverter aus dem Vorsystem geladen.
Erzeugung als PDF/A-3 mit eingebetteten Schriften und festem Rechnungs-Layout. Die Vorlage wird einmalig abgestimmt.
Erzeugung im gewählten Profil und revisionssicheres Einbetten in das frisch erzeugte PDF.
E-Rechnungen einlesen
Im Eingang liest i-effect die E-Rechnung in eine strukturierte Datenbank ein. Verarbeitet werden reine XML-Dateien sowie hybride Formate aus PDF und XML. Von dort stehen die Rechnungsdaten für den weiteren Workflow zur Verfügung.
Schritt 1: Einlesen in die Datenbank
i-effect erkennt das Format der eingehenden Rechnung automatisch. Erkannt werden XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X und Peppol BIS. Die Software extrahiert die Rechnungs-XML und schreibt Kopf-, Positions- und Steuerdaten in eine strukturierte Datenbank. Original-PDF und XML werden beigestellt und stehen für Archiv- und Prüfzwecke weiterhin zur Verfügung.
Schritt 2: Zwei Wege zur Weiterverarbeitung
Variante 1: Direkter Zugriff auf die Datenbank
Das Folgesystem liest die Rechnungsdaten direkt aus der Datenbank. Möglich sind SQL, eine View oder eine eigene Anwendung. Diese Variante ist der schnellste Weg, wenn das Zielsystem Datenbankzugriff erlaubt und keine zusätzliche Transformation benötigt.
Variante 2: Übergabe in beliebige Folgesysteme
i-effect transformiert die Rechnungsdaten in das Format der Folgeapplikation und liefert sie dort ab. Übliche Ziele sind Finanzbuchhaltung, Dokumentenmanagement-System, Workflow-Tool oder eine eigene REST-Schnittstelle.
Mögliche Ziel-Schnittstellen
Finanzbuchhaltung (FiBu)
Übergabe der Rechnungsköpfe und Positionen direkt in das Buchhaltungssystem, etwa DATEV, SAP, Diamant, Sage, Microsoft Dynamics, Oracle oder eine Branchenlösung.
Dokumentenmanagement (DMS)
Ablage des Original-PDFs, der strukturierten XML und ergänzender Metadaten in einem revisionssicheren Archiv- oder DMS-System.
XML / JSON
Übergabe in ein beliebiges Ziel-XML-Schema oder als JSON an eine REST-Schnittstelle des Folgesystems.
CSV / Flatfile
Erzeugung tabellarischer Auszüge für Reporting, Controlling-Tools oder ältere Branchenlösungen ohne moderne Schnittstelle.
Datenbank
Direkter Schreibzugriff auf die Datenbank des Zielsystems, etwa eine Workflow-Tabelle, eine Rechnungseingangsdatenbank oder ein Data Warehouse.
EDI / IDoc
Weiterleitung als EDIFACT-Nachricht oder als SAP-IDoc in nachgelagerte Eingangsworkflows.
Häufige Fragen zur E-Rechnungskonvertierung
Welche Voraussetzungen muss ein PDF erfüllen, um zur E-Rechnung erweitert zu werden?+
Das PDF muss PDF/A-3-konform sein, alle Schriften vollständig einbetten, darf keine Verschlüsselung oder Bearbeitungssperre tragen und keine interaktiven Formularfelder mit veränderbaren Daten enthalten. Außerdem muss der visuelle Inhalt mit den späteren XML-Daten übereinstimmen, also Rechnungsbetrag, Steuerbeträge und Positionen.
Wie kommen die Rechnungsdaten in die E-Rechnungsschnittstelle?+
Es gibt zwei Wege. Im ersten Weg befüllt der Anwender die Schnittstelle direkt aus dem Vorsystem. Im zweiten Weg übernimmt der EDI-Konverter von i-effect die Befüllung aus einem beliebigen Quellformat. Akzeptierte Quellformate sind unter anderem Datenbank, XML, CSV, IDoc, EDIFACT, JSON und Druckdaten wie AFP oder PCL.
Was passiert, wenn kein bestehendes PDF aus dem Druckprozess vorliegt?+
In diesem Fall erzeugt i-effect das visuelle PDF selbst. Ein Report-Generator liest die Rechnungsdaten aus der E-Rechnungsschnittstelle und erstellt ein Sicht-PDF im abgestimmten Layout. Anschließend wird die Rechnungs-XML in dieses neu erzeugte PDF eingebettet. Das Ergebnis ist eine hybride E-Rechnung im gewünschten Profil.
In welche Folgesysteme kann i-effect eingelesene Rechnungsdaten übergeben?+
Mögliche Zielsysteme sind Finanzbuchhaltung (z. B. DATEV, SAP, Diamant, Sage), Dokumentenmanagement (DMS), Workflow-Systeme, Data Warehouse oder eigene Anwendungen. Die Daten werden im benötigten Format ausgegeben, beispielsweise als XML, JSON, CSV, EDIFACT, IDoc oder per direktem Schreibzugriff in die Datenbank des Zielsystems.
Welche Formate für E-Rechnungen unterstützt i-effect?+
i-effect erzeugt und liest alle gängigen Formate nach EN 16931. Dazu zählen XRechnung 3.0 in den Varianten CIUS und Extension, ZUGFeRD ab Version 2.0.1 in den Profilen BASIC, EN 16931 und EXTENDED, Factur-X sowie Peppol BIS Billing 3.0. Das gewünschte Profil wird vor der Konvertierung festgelegt.
Kann auf die eingelesenen Rechnungsdaten ohne Folgesystem zugegriffen werden?+
Ja. Die Daten werden in eine strukturierte Datenbank geschrieben. Eine Anwendung kann direkt darauf zugreifen, etwa per SQL, über eine View oder eine Programmschnittstelle. Eine zusätzliche Übergabe an ein Folgesystem ist optional.
Beratung zur passenden Konvertierung
Welcher Weg in Ihrer Situation der richtige ist, hängt von Ihren Quell- und Zielsystemen ab. Möglich sind das Erweitern eines bestehenden PDFs, die Erzeugung eines Report-PDFs oder die Übergabe von Eingangsrechnungen an FiBu und DMS. i-effect berät und richtet die Konvertierung passgenau ein.
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